Creando la base de datos con OpenOffice.org Base

Vamos a ver los pasos que deberíamos dar para plasmar nuestra base de datos empleando distintos sistemas de gestión de bases de datos.

El primero que utilizaremos es OpenOffice.org Base, la base de datos que incorpora la suite OpenOffice, por tratarse de un paquete integrado de libre distribución (“gratis”), que se puede encontrar tanto para Windows como para Linux (yo lo usaré desde Windows). Como ya veremos, su manejo recuerda mucho al de Access. Nada más entrar a OpenOffice.org Base nos aparece un asistente que nos pregunta si queremos crear una nueva base de datos, abrir una existente (creada con Base) o “conectar” con otra que ya exista pero se haya creado con otro gestor de bases de datos:

Escogemos la opción de “Crear una nueva base de datos”, y entonces se nos pregunta si queremos “registrarla” para que aparezca en la lista de bases de datos existentes (yo le diré que “No” quiero que lo haga, porque prefiero abrirla haciendo doble clic desde su carpeta contenedora) y si queremos abrir la base de datos para editarla (yo le diré que sí, para empezar a experimentar):

A continuación nos pregunta en qué carpeta queremos guardar nuestra base de datos (yo crearé una específica para ella) y qué nombre le queremos darle yo la llamaré “Base de datos de prueba”):

Entonces apareceremos en la pantalla principal de OpenOffice.org Base, que nos permite crear y manejar varios tipos de elementos. El primero de ellos (y el único que nos interesa por ahora) son las Tablas. En concreto, nos propone varias “tareas” relacionadas con las tablas: crear en vistar de diseño, usar un asistente o crear una vista:

En nuestro caso, como ya hemos preparado el diseño “sobre el papel”, prescindiremos del asistente y usaremos la “vista Diseño”. Accedemos a una nueva ventana, en la que realmente definimos nuestra tabla con Base. La zona de trabajo de esta ventana tiene tres columnas, en las que indicaremos el nombre del campo, el tipo de datos que va a almacenar y (si queremos) una descripción para ese campo:

Cada fila de la zona de trabajo de esta ventana representará uno de estos campos. En la parte inferior de la pantalla podemos indicar el tamaño (longitud) que queremos para cada campo. Al final deberíamos obtener algo parecido a:

Es decir, tanto el DNI como el Nombre como el Tlf son campos de texto, y como longitudes respectivas hemos utilizado: 15, 40, 15. Cuando terminemos, pulsamos el botón de “Guardar” (el que muestra un diskette) y nos preguntará el nombre que queremos dar a la tabla (en nuestro caso, “Alumnos”):

Es muy frecuente que nos aparezca una ventana de aviso como ésta:

Es cierto, habíamos pensado que el DNI debía ser la clave primaria de nuestra tabla, pero no se lo hemos indicado a Base. Pero no queremos que sea Base quien ponga la clave primaria que le plazca, sino nosotros mismos, así que de momento le decimos que “No” queremos clave primaria, y veremos cómo indicarle que ponga como clave el campo que a nosotros nos interesa.

 

Para modificar nuestro diseño (en esta ocasión, para poder añadir esa clave), hacemos clic con el botón derecho sobre la tabla que nos interesa y escoger la opción “Editar”:

La forma correcta de indicar que un campo será la clave primaria es señalando toda la fila (haciendo clic con el ratón en la columna gris de la izquierda) y pulsando el botón derecho del ratón. Entre las opciones disponibles, aparecerá la de “Llave primaria”:

 

Entonces Base mostrará una llavecita amarilla junto al nombre del campo, para indicarnos que ese campo es el que va a actuar como clave primaria:

 

Al salir del diseño de la tabla (por ejemplo, pulsando la X de la esquina superior izquierda de la ventana), Base se da cuenta de que hemos modificado el diseño de la tabla y nos pide confirmación para guardar los cambios (deberemos decirle que “Sí”):

 

Puede ocurrir que, en alguna circunstancia, Base considere que esa modificación no se puede realizar directamente, conservando los datos actuales, sino que habría que eliminar el campo que hemos modificado, para luego volverlo a crear. En ese caso, podríamos llegar a perder los datos existentes en ese campo, si ya hubieramos introducido alguno. Cuanto más avanzado sea el gestor de base de datos, menos habitual es que podamos tener algún problema de este tipo, pero, en cualquier caso, eso nos muestra la importancia de tener afinado el diseño antes de empezar a introducir datos:

 

Ahora ya podemos entrar a la tabla (con doble clic, o escogiendo la opción “Abrir” del menú contextual -pulsando el botón derecho del ratón-) y comenzar a introducir registros:

 

De igual forma crearíamos las otras tablas, tanto la de alumnos y cursos, como la que representa a la relación “Asistir”. Algo más adelante veremos cómo sacar partido a estos datos. La gran utilidad de las bases de datos es la facilidad para recuperar información de entre muchísimos datos posibles. Esto lo conseguiremos básicamente con las consultas, que trataremos después. También veremos entonces cómo detallar las relaciones que habíamos previsto en el diseño.