Emplearemos Access 97, que es una versión “razonablemente antigua” como para cualquier usuario actual de Access utilice al menos esa, o una superior. Y los cambios a realizar para versiones posteriores (o incluso anteriores) deberían ser mínimos. Al igual que hicimos con OpenOffice.org Base, vamos a dar por supuesto que ya hemos diseñado nuestra base de datos en papel. Entonces el primer paso es evidente: entrar a Access. Nos aparecerá una pantalla como ésta:
En ella se nos pregunta si queremos abrir una base de datos ya existente (no es nuestro caso) o bien crear una nueva (que sí es lo que nos interesa). Dentro de una “nueva” base de datos, tenemos dos opciones:
• Emplear un “asistente”. Este nos propondría varios casos típicos, con bases de datos habituales, nos mostraría la lista de las tablas que considera adecuadas y los campos que podemos incluir (estos campo sí se pueden modificar, pero no las tablas propuestas), nos permitiría escoger una serie de diseños para formularios e informes, etc. Veremos estos asistentes más adelante, cuando ya sepamos algo más sobre diseño, y cuando hayamos tratado los formularios y los informes, de modo que podremos comparar lo que nosotros habríamos hecho con lo que Access propone.
• La otra opción, la que nosotros emplearemos, es la de crear una “base de datos en blanco”. Esto nos permitirá partir “de cero”, para indicar a Access exactamente qué es lo que deseamos.
En primer lugar nos preguntará el nombre que queremos dar al fichero de base de datos:
Tras teclear este nombre, veremos la pantalla principal de Access:
En la zona central de la pantalla, la “zona de trabajo”, vemos una serie de pestañas que recuerdan a las que ya habíamos comentado para Base: Tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos. Estas dos últimas opciones son nuevas para nosotros, y también las veremos más adelante.
De momento, vamos a comenzar por crear las tablas. Para ello, comprobamos que nos encontramos en la pestaña Tabla (debería ser así), y pulsamos el botón “Nuevo” (en estos momentos, debería ser el único disponible). Aparecen más preguntas…
Vamos a comentar brevemente las opciones que tenemos:
• “Vista hoja de datos” mostraría una cuadrícula en la que podremos empezar directamente a escribir datos. No es lo que nos interesa, ya que nosotros hemos planificado previamente para que nuestra base de datos se ajuste lo más posible a lo que realmente necesitamos.
• “Vista diseño” es lo que buscamos nosotros. Nos centraremos en ella un poco más adelante…
• Asistente para tablas. Nos mostraría las tablas más frecuentes, junto con los campos que Access nos recomienda para cada una de ellas. Al igual que el asistente para bases de datos, lo veremos más adelante, cuando tengamos más conocimientos y podamos comparar la opinión de Access con la nuestra.
• Importar tabla: nos permitiría aprovechar los datos existentes en una tabla creada con otro sistema de bases de datos más antiguo. Access crearía una nueva tabla con campos equivalentes a los originales, y con los datos que esa tabla contenía.
• Vincular tabla: es similar a “importar”, con la diferencia de que no se crea una nueva tabla en Access, sino sólo un enlace a la “antigua”, de modo que los cambios que hagamos en la antigua se reflejarán en nuestra base de datos de Access (a cambio, resultará algo más lento, y debemos llevar cuidado de no borrar la tabla antigua, ni cambiar su situación, ni hacer ninguna modificación profunda a su estructura.
En nuestro caso, deberemos seleccionar la opción “Vista diseño” y pulsar el botón “Aceptar”.
Entonces aparece una pantalla vacía en la que, al igual que ocurría con Base, iremos introduciendo el nombre de cada campo, el tipo de datos que contiene, y (opcionalmente) una descripción para ese campo (que aparecería en la parte inferior de la pantalla cuando el usuario estuviera introduciendo datos).
En la parte inferior de la pantalla es donde indicamos el tamaño que queremos para ese campo. Por ejemplo, como se ve en la figura anterior, nosotros queremos que el campo DNI sea texto con una longitud máxima de 15 caracteres.
Un poco más adelante veremos los tipos de datos que nos permite emplear Access. Como para esta tabla sólo necesitaremos usar campos de texto, vamos antes a dar los pocos pasos que nos faltan para completarla.
Una vez que hayamos escrito los nombres de los tres campos, sus tipos de datos correspondientes y sus tamaños, pasamos a indicar cual será el campo que actúe como clave. Lo conseguiremos señalando el campo correspondiente (en este caso, el DNI) y pulsando el botón que muestra la imagen de una llave. 
Al igual que ocurría con Base, Access mostrará el dibujo de la llave junto a ese campo, para indicarnos que ese será el campo que actuará como clave:
(Nota: si en un campo no necesitásemos clave, bastaría con no indicarla ahora, y responder “No” cuando Access nos pregunte si queremos que añada automáticamente una clave).
Para guardar la tabla, basta con pulsar la X de su esquina superior izquierda. 
Access se da cuenta de que vamos a cerrar sin guardar y nos pide confirmación:
Diremos que “Sí” queremos guardar, y entonces nos preguntará el nombre que tendrá la tabla:
Nota 1: Al igual que ocurría con el nombre de la base de datos, el nombre de la tabla podrá contener espacios, eñes y vocales acentuadas, y una longitud superior a las ocho letras.
Nota 2: También podríamos haber guardado sin necesidad de salir, pulsando el botón que muestra el diskette, en vez de hacer clic sobre el de la X. Finalmente, la pantalla de trabajo de Access debería tener una apariencia similar a ésta:
Antes de seguir avanzando con las consultas o con otras bases de datos distintas, vamos a echar un vistazo a los tipos de datos que permite Access.
Es esta tabla sólo hemos empleado campos de tipo “Texto”, pero al pinchar en la casilla “Texto” vemos que aparece una flecha hacia abajo, indicándonos que tenemos más opciones que podemos escoger. Si desplegamos esta lista, aparecen todos los tipos de datos que Access reconoce:
La mayoría de ellos los hemos comentado ya, pero vamos a repasar todos brevemente:
- Texto: letras, números y otros símbolos, con una longitud máxima definida, que no podrá exceder los 255 caracteres.
- Memo: similar al texto, pero de longitud indefinida (más versátil pero más lento que el campo Texto).
- Numérico: valores exclusivamente numéricos, con o sin decimales.
- Fecha/Hora: fechas y/o horas.
- Moneda: un valor numérico con pocos decimales pero con muchas cifras significativas. Se usará para números “grandes” y con pocos decimales, como los que puede manejar un banco.
- Autonumérico: un número que aumenta automáticamente en cada nuevo registro: en el primer registro valdrá 1, en el segundo valdrá 2, y así sucesivamente. Hay gente a la que le gusta usar este tipo de campos como clave primaria (en nuestro caso, podría ser el código de alumno).
- Si/No: un campo que sólo puede tener un valor entre esos dos. Es más correcto que usar una S o una N (que sería un campo “texto” con una longitud de una letra), por varios motivos: ocupa menos espacio, no existirá problemas de mayúsculas y minúsculas, ni siquiera de “internacionalización” (por ejemplo, en un país de habla inglesa, se convertiría automáticamente en Yes y No).
- Objeto OLE: cualquier otro tipo de objeto “incrustado”, Nos permitirá guardar imágenes, fragmentos de video, etc. Eso sí, el tamaño del fichero resultante crecerá rápidamente. (OLE es la abreviatura de “Object Linking and Embedding”)
- Hipervínculo: un enlace al estilo de los que se emplean en Internet.
- Asistente para búsquedas: nos permitiría que en ese campo lo que apareciese fuese una lista de valores predefinidos.
Nosotros usaremos básicamente los cuatro primeros: texto, numérico, fecha/hora y memo.
El tamaño en los campos de texto no tiene dificultad (será el número de letras), pero en los campos numéricos sí,
porque Access no los mide según el número de cifras, sino según cómo se guardarán realmente los datos dentro del ordenador.
Por eso, si escogemos un tipo de datos numérico y miramos en la casilla de “tamaño” veremos que aparece la expresión “Entero largo”. Los posibles valores son:
- Byte: números enteros (sin decimales) entre 0 y 255 (ambos inclusive). El espacio que ocupará será de un byte, como su nombre indica.
- Entero: números enteros entre –32.768 y 32.767. Ocupa 2 bytes.
- Entero largo: números enteros entre –2.147.483.648 y 2.147.483.647. Ocupa 4 bytes.
- Simple: números reales (con decimales) de “simple precisión”, con valores posibles entre 1,4·10–45 y 3,4·1038, con una precisión de 7 cifras. Ocupa 4 bytes.
- Doble: números reales de “doble precisión”, con valores posibles entre 1,79·10308 y 4,94·10-324, con una precisión de 15 cifras. Ocupa 8 bytes.